Uma das práticas de
metodologias ágeis que eu muito aprecio são os daily meetings. Quando bem
construídos e definidos nos poupam tempo, possibilitam que todos possam
compartilhar e conhecer aquilo que está sendo feito na equipe e projeto, e
permitem qualquer ajuste no percurso evitando surpresas inesperadas ao final.
O daily meeting é uma
excelente oportunidade para darmos voz aqueles que participam do projeto,
disseminamos conhecimento sobre as atividades realizadas, identificamos
impedimentos e redefinimos prioridades. Durante este processo, ideias podem ser
expressadas e tomadas de decisão se dão forma natural.
Este é um momento onde é
dada a oportunidade à equipe de ouvir e se manifestar, trocar experiências,
ideias e sugestões, encontrar junta uma saída para os empecilhos e retomar a
jornada com o mesmo foco e objetivo, a entrega.
Um coordenador da área de X
ouvindo colegas de outro departamento relatando o sucesso do uso de tais
reuniões no dia a dia para acompanhamento de suas ações propôs a sua equipe
fazer o mesmo. Definiu o projeto que seria tratado e os participantes
envolvidos.
No dia seguinte
encontraram-se no corredor da empresa o coordenador e supervisores da equipe do
projeto. Após alguns 10 minutos, reunião encerrada, faltava informação para que
fosse possível definir as ações do dia. Retornaram no dia seguinte o mesmo
grupo acrescido dos envolvidos direto no projeto. Após 20 minutos,
reunião encerrada. Nem todos conseguiram falar, mas precisavam voltar a seus
afazeres. No terceiro dia o grupo estava novamente no corredor. Após 1 hora
voltaram para suas mesas satisfeitos com andamento da reunião.
Isso continuou por semanas.
O Diretor me pediu para participar e entender o porquê destas reuniões diárias
estarem levando tanto tempo e ainda assim não ter ocorrido mudança nas
entregas (havia erros recorrentes e impacto no cliente).
Cheguei como ouvinte,
discretamente me posicionando no canto da parede, e a reunião começou. Não
havia objetivo claro, todos falavam ao mesmo tempo, havia inúmeras conversas
paralelas, o que mais chamava atenção eram discussões sobre gestão de pessoas,
promoção e folha de ponto. Quando faltavam 10 minutos para encerrar uma pessoa
falou de suas entregas do dia anterior, suas dificuldades e plano de ação. Todos
aplaudiram e se abraçaram.
Por um momento eu me perdi,
não sabia se estávamos tratando do projeto ou em terapia de grupo.
Implantar a prática no dia
a dia de uma equipe depende do comprometimento dos participantes e da
compreensão do papel de cada um, os participantes devem possuir autonomia para
tomada de decisões pertinentes a suas atividades. Importante ter sempre em
mente o objetivo do encontro, ele deve ser bem claro a todos para que o foco
não se perca em assuntos cotidianos.
No relato fica claro que
não havia um objetivo bem definido, algumas pessoas foram chamadas por
estarem envolvidas no projeto mas nas medida que não estavam mais engajadas
continuavam a ser convocadas mesmo estando alocadas em outras frentes. O
coordenador não sabia como mediar as discussões, um número grande de pessoas
começou a frequentar os encontros para “ver qual é” sem realmente haver
necessidade de estarem presentes, e muitos supervisores estavam presentes para
garantir a presença de analista, não havia engajamento.
Sem o comprometimento e
entendimento adequados, os dailys se transformam em reuniões de trabalho
convencionais (ou como no caso acima, uma outra forma de encontro sem sentido),
se estendem por mais tempo, envolvem mais pessoas que deveriam e perde-se o
foco, em fim perdem seu objetivo.
Da próxima que marcar uma
daily meeting verifique se este é o tipo de reunião que você realmente gostaria
de fazer.
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